みなさん、こんばんは。
人に伝えるって、難しいですよね。
話にしても、文章にしても…
めっちゃ難しいです。。。
でも、初めから上手く説明できる人なんて、いないんですよ。
私も随分と勉強しました。
そして、まだまだ勉強しなければとも思っています。
わかりやすく伝える方法は、無数に存在しています。
今回は、その中でも『これだけはマスターしておきたい方法』をご紹介します。
これを読んだ瞬間から、あなたも伝え方マスターですｗ
今日は、そんな『わかりやすい伝え方』のお話です。
目次
わかりやすく伝える『７つ』のルール
先程も申し上げたように、伝え方は無数に存在します。
その中でも『これだけはマスターしておきたい方法』をピックアップしてお話しますね。
今回は、次の文章を例に話を進めます。
まずは、2つの文章を読んでください。
【CASE１】
『あなたが伝え方向上委員会のリーダーにアサインされるためには、文章が長ければ長いほど、聞いている時間も比例して長くなり、聞いている側からすると集中力が切れ、話の焦点が徐々にズレていくだけでなく、結局何の話だったのか分からなくなり、途中から話を聞き流すようになってしまうということが、相手に自分が言いたいことが伝わらない多くの理由であることで、一文が長いということが伝わらない最も多い理由だと主張する必要があると認識しています。』
【CASE２】
『文章が長い。』
これが『相手に伝わらない理由』です。
文章が長ければ長いほど、あなたの話は伝わりません。
なぜなら…
- 集中力が切れる
- 話の焦点がズレる
このような問題から、聞くことを途中で諦めてしまうからです。
これを主張することで、あなたは伝え方向上委員会のリーダーを任されるでしょう。
・・・・・・・・・・
いかがですか？
どちらの文章が、スッと頭に入ってきましたか？
どう考えても…【CASE２】が分かりやすかったんじゃないかと思いますｗ
この例文に『わかりやすく伝える方法』は、ほとんど詰め込まれています。
極力、短い文章にまとめる
読点（、）は、ひとつの文章につき『１つ』を目安にしましょう。
多くても２つまでです。
１つの文章を２つに分けることが出来ないか、よく考えて話しましょう。
文字で伝える時には、より工夫が必要です。
視覚で捉えるため、ごちゃごちゃしてるだけで『読むのが嫌』になるんです。
私のブログって、括弧をつかったり、『…』を使うことが多いと思いません？
これ実は、どうしても『、』が多くなってしまう時に使ってるんです。
特に、私のブログは『会話口調』で書いていることが多いです。
どれだけ考えても『、』が多くなってしまうことがあるんですよね。
そんな時に『視覚』で捉えることを利用して、使い分けをしているということです。
これは、文字で伝える文章だからこそ可能なワザです。
結論から伝える
経緯から説明する人って、結構多いですよ。
まずは、結論から話しましょう。
基本的な構成の順番としては…
- 結論
- 理由
- 経緯
この順番を守れば、シンプルでわかりやすい文章を作ることができます。
【CASE２】の例文では、3．経緯 は省略してあります。
経緯説明が必要な場合は、どうしてそうなったのかを簡潔にまとめて説明しましょう。
不要な情報を削ぎ落す
これは、知識があればあるほど、陥りやすい失敗です。
１年目の教師なんかは、教える上での知識が少ないので逆にシンプルです。
この手の失敗は、３年目あたりの教師が陥りやすいものです。
徐々に知識が増えてきて、様々な情報を入れたくなってくるんです。
でも、それは大きな間違いです。
情報量が多すぎると【何が重要ポイントなのか】見えなくなってしまいます。
完全に『逆』なんです。
効果的でわかりやすい説明を進めるためには、不要は情報を極力排除しなければなりません。
情報を削ぎ落すことで、伝えたい芯の部分がはっきりと見えてきます。
そうすると、焦点がズレることも無くなるということです。
但し…すべてを理解した上で『削ぎ落し』をしなければなりません。
多くの情報の中から、適切なものを残さなければならないんです。
成長過程にある新人教員は、そもそもの焦点がズレている可能性もあるわけです。
そういった意味では、情報を多く伝えたくなるというのは『成長の証』とも言えます。
そうなってから、削ぎ落しても遅くはないと思いますよ。
誰もが理解できる言語を使う
いくらシンプルにまとめた文章でも、相手が理解できない言語を使用すれば、全く相手には伝わりません。
当然ですよねｗ
日本語しか分からない人に、スワヒリ語で話しても理解できるはずないんです。
これは、専門用語も同様です。
例文に『アサイン』という言葉を入れました。
これは『任命』という意味があるんですが…例文では、更に『任せてもらえる』という言葉に変換しています。
『任命』以上に、誰にでも理解できる言葉だからです。
ポイントは、小学５年生の子供が理解できる言葉を使うことですね。
それにしても…なんでも横文字にするのは、どうかと思います。
以前の記事でも多少触れましたが、横文字を使う理由は『共通認識』を持つためです。
良い面もたくさんあるんですよ。
でも『アサイン』をわざわざ使う必要なくないですか？ｗ
『任命』でええやんｗ
こういう【横文字】に変換する意味のないものを、何でもかんでもビジネス用語にしたがるのは、いかがなものかと思います。
こういう話をすると、今はインターナショナルな時代だからという人もいます。
そんな方に、声を大にして言いたい。
『ほな、全部英語でしゃべれや！』
同じ接続詞を連続して使わない
『自分が言いたいことが伝わらない』
この文章では、『が』が連続して使われています。
『自分の言いたいことが伝わらない』
一つ目の接続詞を『の』に変えるだけで、随分と聞きやすくなります。
ものすごく細かいことに、感じられるかも知れませんが…
実は、非常に重要なことです。
特に『が』という接続詞は、否定する場合にも使われます。
使用頻度も高くなりやすいので、注意することをオススメします。
『図』や『表』を取り入れる
口頭での説明や文章だけでは、伝わりにくい場合や項目に分けたほうが整理しやすい場合は、『図』や『表』を活用するのも有効です。
例文では『箇条書き』によって、理由を視覚的に整理しています。
ダラダラと、文章にするよりも、箇条書きにしたほうが分かりやすいですよね。
想像してみてください。
居酒屋の『本日のオススメ』が、『文章』で紹介されてたらどうですか？
メニューは、どこの店でも箇条書きにしてるでしょ。
わかりやすいからです。
身近な例を挙げる
これは『わかりやすい伝え方』を実践する上で、めちゃくちゃ重要な要素です。
伝え方が上手い人は、必ず相手が身近に感じる『例え話』を準備しています。
『ヒトは、たとえ自分が正しいことをしていても、普段と周りの様子が違えば、おのずと不安になるものである』
なんか…ムズい話に聞こえますよねｗ
こんな話、なかなか頭に入ってこないんですよ。
そこで『例え話』の登場です。
伝えたい相手が、通勤のために毎日電車を利用する方だったとしましょう。
私なら、こんな『例え話』をします。
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電車通勤って、ラッシュに巻き込まれる時間なら大変ですよね。
毎日、電車で通勤すると、こんなことありませんか？
- 毎日、同じ時間の電車に乗る
- 毎日、同じ車両の同じ扉から乗る
- 毎日、いつもの場所に、いつもの人がいる
- 毎日、いつもの駅で、いつもの人が乗ってくる
人は、いつもと同じ状況と行動を繰り返すことで、安心感を得るんです。
逆に、いつもの電車に乗ったはずなのに…
- 電車は、ガラガラに空いている
- いつもの場所に、いつもの人がいない
- いつもの駅で、いつもの人が乗ってこない
自分が正しかったとしても、不安になりませんか？
もしかして、今日って祝日？みたいなｗ
普段と周りの状況が違えば、不安になるって、このことです。
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こんな感じの『例え話』にしますかね。
まぁ、今回の記事自体、例え話から始まっているわけなんですがｗ
今日は、ここまで。
いかがでしたか？
そんなに難しくないでしょ？
まずは、実行してみて下さい。
やらなければ始まりませんよ。
実は細かいことを言えば、もっと多くのテクニックがあります。
それは、またの機会にでも。
では、ばいびー。
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